Per migliorare i servizi offerti, ridurre lo spreco di risorse e avvicinarsi ai cittadini, il Comune di Bergamo ha puntato su dematerializzazione, digitalizzazione e trasparenza. Obiettivo della svolta digitale di Palazzo Frizzoni: raggiungere un efficentamento dei servizi ed una semplificazione della burocrazia, migliorando le interazioni tra sportelli e cittadini e consentendo loro di attivare i procedimenti in modo semplice e veloce.
Nel passaggio dalla carta al digitale, Bergamo ha giocato d’anticipo presentando una delibera comunale che ha avviato procedure di digitalizzazione fin dal 2015. Il Comune è arrivato quindi preparato quando, ad agosto del 2016, la dematerializzazione degli atti pubblici è diventata un adempimento di legge. Nel febbraio 2018 il Comune di Bergamo si è inoltre aggiudicato un bando europeo grazie al progetto per la riforma dello Sportello al cittadino. All’Amministrazione sono stati riconosciuti quasi 300mila euro per l’innovazione nei servizi ai cittadini e per iniziative di semplificazione e digitalizzazione dei processi tipici degli sportelli.
Oggi, Palazzo Frizzoni è raggiungibile con un click grazie alla pagina web dedicata ai Servizi online. Sul portale collegato direttamente al sito del Comune è possibile gestire certificati anagrafici, prenotare appuntamenti, presentare richieste per diritto allo studio, assegno di maternità e iscrizioni ad asili e mense. Una sezione della pagina dei Servizi online è inoltre dedicata al pagamento dei verbali di infrazione del codice stradale.
I dati dei servizi a cui è possibile accedere anche per via telematica mostrano che, negli ultimi anni, una percentuale consistente di pratiche è stata avviata online. Dai dati dell’Ufficio Anagrafe e Stato Civile emerge che in quattro anni i certificati online sono aumentati di 10 punti percentuali, passando dal 2,4% del 2014 al 12,3% del 2018.
Interessanti da questo punto di vista anche i risultati dell’iscrizione al servizio di ristorazione scolastica: con il 70,5% di iscrizioni online pervenute nel 2018/2019, nell’ultimo triennio le registrazioni telematiche sono aumentate di 4 punti percentuali.
A partire dall’A.S. 2017/2018, a Bergamo è possibile anche presentare in via telematica le iscrizioni agli asili nido. Anche per questo servizio, i dati relativi agli ultimi due anni mostrano un tasso di registrazione online decisamente elevato, pari all’82,1% nel 2017/18 e al 79,2% nel 2018/19.
Bergamo ha avviato uno specifico percorso di semplificazione che guarda alle imprese ed in particolare a quelle innovative. Oggi le procedure riguardanti edilizia e commercio a Bergamo sono sbrigabili per via telematica attraverso i servizi on-line dello Sportello Unico Edilizia e Attività Produttive (SUEAP).
I dati 2015/2017 relativi ai protocolli in entrata presso il SUEAP mostrano un considerevole aumento di quelli presentati in forma telematica. Se nel 2015 i protocolli telematici sono stati 6.445 (42,1%), nel 2017 sono arrivati a 14.079, corrispondente al 76,6%.
Digitalizzare non significa solo ridurre il quantitativo di documenti cartacei (con conseguenze positive per l’ambiente) e il relativo spazio di archiviazione, ma anche risparmiare risorse economiche e tempo. Questo è evidente se si considerano i dati relativi alla digitalizzazione dei flussi documentali per effetto dell’utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC), il servizio offerto ai cittadini dal Comune di Bergamo per richiedere e trasmettere documenti o presentare istanze in formato elettronico, con la certezza dell’invio, dell’integrità e dell’avvenuta consegna agli uffici comunali.
Negli ultimi cinque anni gli uffici hanno incrementato notevolmente l’utilizzo della PEC per la spedizione di documenti, passando dal 17,1% dei documenti protocollati in via telematica del 2014 al 36,3% del 2018.
Se si considera che ogni insieme di documenti a cui è attribuito un numero di protocollo sono possibili più destinatari (2,3 di media), a fronte di un totale di 230.306 protocolli il numero delle PEC inviate tra il 2014 e il 2018 sale a 540.561. Considerando inoltre un costo medio di € 3,20 risparmiato per la spedizione cartacea, è possibile calcolare un risparmio di € 1.729.795.
Altro elemento da considerare per il risparmio nelle casse pubbliche è la riduzione dello spazio di archiviazione. Stimando in € 0,0169 la conservazione di una unità documentaria analogica, produrre e ricevere documenti digitali ha consentito un ulteriore risparmio nel quinquennio di € 13.603,51. Poiché, inoltre, la maggior parte dei documenti è soggetto a conservazione permanente, il risparmio è di € 2.720,70 all’anno per tutti gli anni a venire.
I dati del Comune di Bergamo mostrano che, considerando questi dati e quelli relativi agli altri servizi che usano la PEC, la digitalizzazione ha permesso di risparmiare in cinque anni un totale di € 2.108.223.
A questo risparmio di ordine economico, vanno aggiunti i risparmi relativi al costo del tempo impiegato dal personale: spedire una PEC richiede un attimo, stampare, imbustare e consegnare per la spedizione richiede molto più tempo.
Novità anche sui versanti di trasparenza e partecipazione perseguiti da Palazzo Frizzoni. In linea con questi obiettivi, nel 2016 il Comune di Bergamo ha aderito a Open Data, il progetto di Regione Lombardia che nasce per avvicinare i comuni ai cittadini, offrendo libero accesso alle informazioni che riguardano il territorio. Di qui l’idea degli open data, dati aperti a tutti e facilmente consultabili online. Si tratta di un progetto esteso a tutti i comuni lombardi, ma a cui per ora hanno aderito solo Bergamo, Monza e Milano.
Per quanto riguarda il Comune di Bergamo, è possibile accedere ai dati su www.dati.lombardia.it/comune-bergamo, il “microsito” creato appositamente per la Città all’interno del portale Open Data regionale. La pagina offre ai cittadini la possibilità di consultare 24 dataset e numerose mappe contenenti i dati di statistiche demografiche, incidenti stradali, piste ciclabili, zone a traffico limitato, hotspot del Bergamo Wifi e nomi e cognomi più diffusi.
Il portale Open Data del Comune di Bergamo è molto più di un semplice strumento di consultazione. La pubblicazione online di informazioni e dati favorisce infatti la semplificazione dei procedimenti, concorre all’abbattimento dei costi della burocrazia e crea le condizioni affinché le imprese possano realizzare nuovi servizi. Oltre a soddisfare un’esigenza di partecipazione e trasparenza, dunque, i dati che descrivono il territorio amministrato da Palazzo Frizzoni rappresentano soprattutto un fattore fondamentale per lo sviluppo economico del territorio.
